Презентація на тему «Вимоги до тексту службового листа»
Вимоги до тексту службового листа
Службовий або офіційний лист — це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією.
Офіційні листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.
Види офіційного листування:
Дипломатичне — офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у диплоатичній практиці.
Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їхніми структурними підрозділами.
Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.
Написання ділового листа - справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції, тобто низку загальноприйнятих вимог.
Вимоги до оформлення службового листа
За обсягом службовий лист має бути стислим, бажано — не більше однієї сторінки.
Щодо технічного оформлення службового листа, його друкують на фірмовому бланку підприємства формату А4 або А5; шрифт — Times New Roman, 12–14 кегль, міжрядковий інтервал — 1,5. Для великих за обсягом листів допустимий одинарний міжрядковий інтервал. Будь-які шрифтові виділення (напівжирний, курсив) — неприпустимі.
Загальні правила складання службових листів викладені у відповідних нормативних документах. Так, основний документ, який регламентує написання службових листів в Україні, — Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003.
Згідно з цим документом:
бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки;
можна використовувати два варіанти розташування реквізитів — кутовий і поздовжній. Більш поширені — поздовжні бланки;
якщо лист складено на фірмовому бланку підприємства, підпис керівника не потрібно завіряти печаткою;
усі службові листи слід реєструвати та присвоювати їм реєстраційний індекс.
Дата
Щодо написання дати у службових листах існують певні правила.
Так є два способи написання дати — цифровий та словесно-цифровий.
У цифровій формі елементи дати пишуть арабськими цифрами в один рядок, найчастіше у такій послідовності: число, місяць, рік (наприклад, 15.01.2001). Проте дозволено й оформлення у послідовності: рік, місяць, число (наприклад, 2001.01.15). У службових документах неприпустимі такі варіанти написання, як: 15.01.2007 р. або 15.01.07.
Словесно-цифровий спосіб, який найчастіше застосовують у нормативно-правових актах і фінансових документах, має таку форму: 15 січня 2011 року.
Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.
Адресат
Адресатом службового листа може виступати організація, її структурний підрозділ або посадова особа. Якщо лист адресують організації, її назву пишуть у називному відмінку, наприклад: «Кабінет Міністрів України».
Якщо ж адресат — конкретна посадова особа — керівник підприємства, то зазначаємо повну назву його посади (у яку входить і назва організації) та прізвище й ініціали у давальному відмінку:
«Начальнику
Головного управління ЖКГ
Запорізької облдержадміністрації
Іванову С. П.»
Адресатів службового листа може бути кілька, але не більше чотирьох. Їх розміщують у порядку очікуваного реагування на лист. Слово «Копія» перед зазначенням адресата не ставлять. Якщо адресатів більше чотирьох, складають список для розсилання і на кожному листі зазначають лише одного адресата, а на основному документі — узагалюнюючу назву адресатів та роблять позначку (за списком):
«Керівникам структурних підрозділів
КП «Обленерго» (за списком)»
Якщо документ надсилають фізичній особі, у називному відмінку пишуть прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс:
«Іванченко Петро Семенович
вул. Садова, буд. 7, кв. 24,
м. Вінниця, 21003»
Заголовок
У службовому листі обов'язково має бути заголовок до тексту, який розташовується нижче дати та вихідного номера документа без відступу від межі лівого берега. У заголовку коротко та чітко формулюють мету написання листа та його зміст.
Зверніть увагу. Некоректно починати заголовок словом «Щодо». Доречніше вживати на початку заголовка прийменник «Про».
Заголовок повинен складатися не більше ніж з п'яти рядків, з максимальною кількістю знаків у рядку — 28. Якщо у заголовку
більше 150 знаків (5 рядків), його дозволяється
продовжити до межі правого берега і розташувати
центровано над текстом.
Текст
Текст має бути викладений грамотно і зрозуміло, слід уникати повторів та слів, які не мають смислового навантаження. Це допоможе запобігти неоднозначному тлумаченню інформації, викладеної в листі, та полегшить адресатові роботу з документом.
Оскільки службові листи зазвичай пишуть не від імені конкретної особи, а від підприємства, їх складають від третьої особи. Тобто, замість дієслів «прошу», «вважаю», «зауважую» у службовому листі, що надсилається на фірмовому бланку організації, варто вживати «просимо», «вважаємо», «зауважуємо».
Лист, що надсилається конкретному керівникові, має супроводжуватися звертанням, яке складається з форми ввічливості (шановний, пане), ім'я, по батькові адресата у кличному відмінку та завершується знаком оклику. Звертання прийнято розміщувати по центру сторінки:
«Шановний Олегу Юрійовичу!»
У випадках, коли того вимагає корпоративна етика, доцільно застосувати звертання: вельмишановний(-а). Таким звертанням також починають листи до вищого керівництва країни.
Основний текст документа має містити стисле але повне викладення проблеми. Типовий початок листа — зазначення доручення або завдання, на виконання якого був написаний лист: «На виконання доручення голови Калінінської міської ради від 15.04.2011 №143 комунальне підприємство «ДКАТП» провело засідання Ради директорів…»
Некоректно починати текст листа із дати, наприклад:
«28.11.2009 на виїзній нараді, яку проводив заступник міського голови м. Дружківки, ухвалено рішення…»
Слід написати:
«На виїзній нараді, яку провів заступник міського голови
м. Дружківки 28.11.2009, ухвалено рішення…»
Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.
Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:
1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так: «Додаток: на _ арк. у _ прим.»
2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників.
Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають: «Додаток: відповідно до списку на __ арк.»
Підпис
Після тексту листа, що містить звертання «Шановний… або Шановна…», обов'язково має бути підпис, над яким зазвичай розміщують заключну форму ввічливості:
«З повагою Генеральний директор Новіков О. О. Новіков»
Ставити підпис після тексту листа може тільки та посадова особа, посада якої зазначена під текстом.
Інша особа не може поставити прийменник «За» або правобіжну косу риску перед назвою посади відсутньої особи та підписати замість неї документ.
У разі відсутності посадової особи, яка відповідно до своїх посадових обов'язків повинна підписати документ, його підписує її заступник або особа, що виконує її обов'язки. У цьому разі обов'язково зазначають посаду і прізвище та ініціали саме тієї особи, яка підписує документ.
Виконавець
У лівому нижньому куті службового листа 10-м кеглем зазначається прізвище та ініціали виконавця, а також номер його контактного телефону:
Марченко Петро Михайлович 275-2352
Якщо лист надсилається в інше місто, до номера телефону виконавця слід додати код міжміського телефонного зв'язку.
Дякую за увагу!